La web, el activo esencial II: Correo corporativo y cómo vincularlo a Gmail

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En la primera entrega de esta serie vimos como trabajar tu marca desde una web. En esta segunda entrega de “La web, el activo esencial”, vamos a ver cómo una web te permite crear correos corporativos para tu empresa y vincularlos a una cuenta Gmail.

Los correos corporativos o “web mails” son aquellos en donde aparece tu dominio, idealmente, el nombre de tu empresa. Por ejemplo edwin@diseñosminimalistas.com.

Técnicamente es posible crear correos corporativos sin una web. Basta sólo con tener un hosting. Sin embargo, ¿qué sentido tiene tener un correo con un dominio que cuando la gente lo busque descubra que está vacío?

¿Por qué tener un correo corporativo?

Ya tienes una cuenta Gmail, ¿para qué tener un correo corporativo?

Si tienes una web, con un dominio propio vas a querer tener un correo corporativo con ese dominio porque:

• El mensaje que envía a tus potenciales clientes es de un mayor profesionalismo
• Está en línea con el desarrollo de tu marca
• Transmite una mayor confianza en la solidez de tu empresa y en tu seriedad como empresario o emprendedor
• Puedes tener un correo por cada departamento o área de tu empresa y gestionarlos desde una sola cuenta

¿Por qué vincularlo a una cuenta Gmail?

Los correos corporativos tienen una interfaz un tanto simple. Incluso, pasada de moda. Como los correos de hace 15 años.

Además, las funciones, sobre todo si se les compara con la suite de servicios accesible desde Gmail, son bastante limitadas.

Por eso nosotros fuertemente recomendamos crear una cuenta de correo corporativa y asociarla a una cuenta Gmail.

Desde Gmail, podrás escribir correos y tener la opción de colocar como “remitente” tu cuenta corporativa.

Del mismo modo, los correos que se escriban hacia la cuenta corporativa serán dirigidos a una carpeta especial dentro de tu cuenta Gmail, desde donde podrás gestionarlos, justos como cualquier otra correspondencia de Gmail.

Sin más preámbulo, vamos a entrar en materia.

¿Cómo crear un correo corporativo?

Lo primero que debes hacer es entrar a tu cuenta de hosting, para desde ahí, llegar al cPanel.

En la actualidad, prácticamente todos los mejores servicios de hosting ofrecen la plataforma cPanel, que te brinda acceso a la gestión de tu sección del servidor donde está aloja tu web, a través de una interfaz muy amigable.

Desde el cPanel puedes instalar software (como los gestores de contenido WordPres, Joomla, etc.), hacer backups de la data de tu sitio, consultar métricas, gestionar dominios y subdominio , crear correos corporativos , etc.

En cPanel encontrarás una sección de gestión de email que lucirá así:

Entra en “Cuentas de Correo Electrónico” o “Email Accounts”, si tu interfaz está en inglés.

Ahí encontrarás esta pantalla, donde verás otras cuentas corporativas que hayas creado previamente y desde donde podrás crear una nueva:

Haz click en el botón azul de la derecha “Crear”.

Como vez, te muestra los campos donde aparece el dominio al que asociarás la cuenta. Desde el cPanel puedes administrar todos los dominios asociados a ese hosting y escoger el dominio para tu nueva cuenta corporativa.

Seleccionas el dominio y luego escribe el nombre de la cuenta de correo.

La magia de esto es que, como se trata de tu propio dominio, puedes escoger cualquier nombre o palabra y seguro la tendrás disponible, por ejemplo edwin@presenciadigital.biz u hola@tupropiodominio.com.

Escribe una contraseña. Esta será para ingresar al correo corporativo. Una vez que la asocies a una cuenta Gmail, ya no tendrás que entrar al propio correo corporativo.

En “Optional settings” puedes adjudicar cuota de almacenamiento de la cuenta. Como esta cuenta la asociaremos a una cuenta Gmail, se enviará todo el contenido a esta última, por lo que puedes dejarla con el espacio por defecto 1024 MB o chequear “ilimitado” o lo que permita el plan que tu hosting ofrezca.

Una vez listo, clicar botón azul “Crear”.

Ingresar al correo corporativo

Ya tienes un correo corporativo creado. Ahora quieres ingresar en él. Para ello deberás escribir en la barra de navegación el URL del sitio seguido de dos puntos y el número 2096 (:2096).

https://tudominio.com:2096

Así accedes al “Webmail”, el servicio de cuentas de correo de tu web.

Ahora vas a introducir el correo corporativo recién creado y el password asignado.

Lo siguiente es que se te va a presentar es una pantalla en la cual debes escoger una aplicación de correo web para poder accederlo. Escoge “Horde”.

Es posible que no se te presente esta pantalla si tu hosting ya asigna uno de estos servicios por defecto a las cuentas webs creadas en ellos. Pero si se te presenta esta pantalla, como dijimos, escoge “Horde”.

Y ya llegas al buzón de mensajes.

Deja esta página abierta y vamos a proceder a vincular el correo corporativo a nuestra cuenta Gmail.

Vincular Correo corporativo con Gmail

Accede a la cuenta Gmail a la cual quieres vincular tu correo corporativo. Luego, ve al icono del engranaje arriba a la derecha. Selecciona “Ver toda la configuración”.

Ve ahora a la pestaña  “Cuentas e Importación” y ve a la sección “Consultar el correo de otras cuentas”. Luego, selecciona “Agregar una cuenta de correo electrónico”.

Aparecerá una ventana tipo pop-up y ahí colocarás la cuenta de correo corporativo que quieres vincular. En este ejemplo edwin@presenciadigital.biz. Click en “Siguiente”.

Te aparece otra ventana donde te preguntan si quieres administra con el servicio “Gmailify”. Ignóralo y dale a “Importar los correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3)”. Siguiente.

Luego deberás colocar el usuario (la cuenta). En nuestro ejemplo edwin@presenciadigital.biz y el password que le has asignado a la cuenta corporativa.

En “Servidor POP” se suele colocar por defecto “mail.nombredetudominio.com”. Déjalo así y escoge a qué opciones darle checklist. Te recomiendo:

• En puerto deja 110.
• No señales “Para recuperar mensajes de correo electrónico utiliza siempre una conexión segura (SSL)”. Déjala en blanco porque puede darte mensajes de error.
• Dale “check” a “Asignar una etiqueta a los mensajes entrantes”. Si varias de tus cuentas corporativas llegan a una misma cuenta Gmail, esto será útil para saber de cuál de ellas llegan.

Luego click a “Agregar una cuenta”.

Listo. Ya se ha agregado esta cuenta a tu Gmail. Lo que significa que todo lo que te escriban a esa cuenta corporativa te llegará a tu cuenta Gmail a la carpeta correspondiente a esa cuenta web.

Pero tú también vas a querer ser capaz de escribir desde tu cuenta de Gmail y que aparezca como remitente tu cuenta corporativa. Vamos a ver cómo.

Enviar correos desde Gmail como si fuera mail corporativo

En la última ventana, verás la opción “Sí, deseo poder enviar correos electrónicos como…”. De esa manera puedes, desde tu cuenta Gmail enviar correos donde aparezca como remitente tu cuenta corporativa.

Coloca el nombre que quieres que aparezca como remitente, como se ve abajo. Dale a “Paso siguiente”.

En la siguiente ventana colocar:

Servidor SMTP: mail.tudominio. Con este ejemplo: mail.presenciadigital.biz.

Nombre del usuario: Correo completo que quieres añadir. En el ejemplo edwin@presenciadigital.biz.

Contraseña: La que creaste para el correo corporativo

Conexión Segura mediante TLS, chequeado

Puerto: es el número de puerto de servidor SMTP de correo. Consulta con tu proveedor de hosting.

Darle “Agregar cuenta”.

Te aparece una ventana en la que te pide un código de verificación.

Ve a tu cuenta de correo corporativa por  https://tudominio.com:2096.

Introduce cuenta y password y accede a la bandeja de entrada.

Ahí encontrarás un correo enviado desde Gmail con un código de verificación. Cópialo. Introdúcelo en la casilla correspondiente y listo. Ya tu cuenta corporativa está plenamente asociada con tu cuenta Gmail.

Si tienes otra o más cuentas corporativas, repite el mismo proceso con cada una.

Conclusiones

Toda empresa con una web debe tener una cuenta corporativa con el nombre de su dominio.

Pero también deberemos ser capaces de gestionarla convenientemente desde nuestra cuenta Gmail.

 Con esto logramos dos objetivos fundamentales:

• Apuntalaremos nuestra marca y autoridad de nuestra empresa en la industria
• Centralizaremos toda la comunicación corporativa en una sola cuenta

Sin embargo, a pesar de estos obvios beneficios muchos emprendedores, incluso teniendo una página web, pasan por alto esto. Y más aún la vinculación con su cuenta Gmail. Quizá por desconocimiento.

Ya no podrás tener excusas para mejorar el perfil de tu empresa y ahorrarte mucho tiempo en su gestión.

Espera las próximas entregas de esta serie.